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Kassensysteme in Eiscafés
16. Juli 2009 | 
Autor: Im Sommer ist in großen Eiscafés derartig viel los, dass die Betreiber ohne ein gutes und modernes Kassensystem überhaupt keinen Überblick mehr hätten. Doch in den meisten Eisdielen sind Kassensysteme ein fester Bestandteil der Einrichtung und des Arbeitsalltags. Kassensysteme bieten viele Möglichkeiten die Verwaltung einfacher zu gestalten. So kann man mit einem Kassensystem zum Beispiel über ein Warenwirtschaftssystem jederzeit den Eiswaren- und Fruchtbestand im Auge behalten. Da die Früchte immer frisch sind, werden diese meist just-in-time für jeden Tag neu geliefert. Mit einem Kassensystem kann man die Bestände immer aktuell halten und kann so leicht sehen, was neu bestellt werden muss. Ebenfalls kann man die Zutaten der einzelnen Eisbecher in das Kassensystem einprogrammieren und so per Warenwirtschaftssystem direkt den Warenbestand aktualisieren lassen. So hat man einen besseren Überblick darüber, ob die Kalkulationen, wie viel Zutaten gebraucht werden stimmen, oder ob man das nochmal nachkorrigieren muss. Diese Informationen vom Kassensystem können im weiteren Verlauf auch zur Ermittlung der Verkaufspreise beitragen. Die Verwaltungsoptionen von einem Kassensystem erlauben es auch Tagesumsätze und stündliche Umsatzzahlen einzusehen. So hilft ein Kassensystem auch bei der Entscheidung, wie viel Personal man benötigt und wann man es benötigt. Durch mobile Kassensysteme wird die Effizienz der Bedienung verbessert, da die Bestellungen direkt über das Kassensystem an die Kollegen gesendet werden kann, die dann schon mit der Zubereitung der Bestellungen anfangen können. So spart die Bedienung viel Zeit, da sie nicht so oft zur Theke laufen muss. Über diese mobilen Kassensysteme kann außerdem ausgewertet werden, wie viel Umsatz eine Bedienung gemacht hat. Dadurch ermöglichen Kassensysteme einen effizienteren Arbeitsablauf da die einzelnen Kellner zusätzlich motiviert werden und schneller arbeiten können, da sie nicht so oft hin und her laufen müssen. Die Bedienung der Kassensysteme selbst ist durch Touch Screen Technik sehr einfach gestaltet. Man kann die Tasten der Kassensysteme sehr individuell einstellen, wie zum Beispiel die Farbe ändern, damit sie besser zu unterscheiden sind. Auch das belegen der Funktionen auf die Tastenflächen des Kassensystem s ist kein Problem. Man kann die Tasten beliebig anordnen und so zum Beispiel nach verschiedenen Warengruppen sortieren. Durch die Erstellung von Tischplänen im Kassensystem selber hat man immer einen Überblick an welchen Tischen länger keine Bedienung mehr war. Außerdem ist es möglich die Rechnungen mit dem Kassensystem auf die jeweiligen Tischnummern zu buchen. Eine neue Technik, die schon in manchen Restaurants zum Einsatz kommt ist die bargeldlose Magnetkarten Technik. Hier werden an die Gäste Magnetkarten ausgegeben, auf denen bei der Bestellung über ein Kassensystem elektrisch gebucht wird. Man legt diese Karte an ein bestimmtes Gerät an und so wird der Posten auf der Karte gespeichert. Später beim Verlassen des Restaurants wird die Karte wiederrum an ein Gerät, das mit einem Kassensystem verbunden ist angelegt und so kann der Kassierer auswerten, welche Speisen und Getränke verzehrt wurden und dementsprechend kassieren. Mit dieser Technik hängt aber auch meist ein Prinzip zusammen, das sehr an den Ablauf in Kantinen erinnert. Der Gast hat eine Auswahl an Speisen und bestellt diese an einer Theke. Anstatt sofort zu bezahlen, wird die Magnetkarte benutzt und so wird dem Kassensystem gesendet, was verzehrt wurde. Dieses Prinzip könnte man auch in einem Eiscafé anwenden, wenn man die passenden Kassensysteme besitzt.
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mobile Kassen unterstützen Kassensysteme in der Gastronomie
Für die Gastronomie werden viele Möglichkeiten geboten, nicht nur Menü- und Getränkeverkäufe zu registrieren, sondern auch viele andere Arbeitsabläufe mit Hilfe einer modernen Kasse, die in Kassensysteme eingebunden sein kann, zu erleichtern. Natürlich bleibt es auch für modernste Kassensysteme die Hauptaufgaben, Verkäufe zu registrieren und aufzurechnen. Aber es können zum Beispiel mit einer mobilen Kasse auch viele Wege zwischen Gast, Küche und Schankanlage eingespart werden. Denn mit mobilen Kassen werden die Bestellungen aufgenommen und mit einem Funksignal zum Zubereitungsort übertragen. Da eine mobile Kasse und die im Restaurant genutzte Hauptkasse miteinander verbunden sind und so Kassensysteme bilden, entfällt auch die Notwendigkeit, Bestellungen manuell über die Tastatur in die Kasse einzutragen. Denn ebenfalls über Funk wird die Bestellung in die Kassensoftware übermittelt, so dass auch hier Zeit und Aufwand eingespart werden. Und das wiederum ermöglicht es, die Gästeberatung auszudehnen und zusätzliche Bestellungen aufzunehmen. Natürlich sind hierfür in der Kassensoftware aller Kassensysteme Menü- und Preislisten hinterlegt, womit auch eine informative Preisabfrage über Kassensysteme und mobile Kassen möglich ist. Auch Tagesangebote und Wochenaktionen können über Kassensysteme errechnet und kassiert werden. Hierzu werden die notwendigen Daten in die Kassen Software eingepflegt, die dann auch über die mobilen Kassen zur Verfügung stehen. Das Hauptgerät in einem Kassensystem ist in der Gastronomie klassischerweise im Bereich der Schankanlage stationiert, da hier die Servicemitarbeiter einen zentralen Anlaufpunkt haben. Sofern keine mobile Kasse genutzt wird, ist die Schankanlage ohnehin regelmäßiger Anlaufpunkt, um Getränke zuzubereiten. So ist es dann auch kein Problem, Bestellungen über die Tastatur oder einen Touchscreen-Bildschirm in die Kassensoftware einzugeben. Aber mobile Kassen sind insbesondere in der Gastronomie wie schon beschrieben eine erhebliche Arbeitserleichterung. Eine zusätzliche Arbeitsvereinfachung bringen Kellnerrufsysteme mit sich, denn dann können Gäste speziell nach Servicekräften rufen, wenn sie bestellen oder Zahlen wollen. Miteinander vernetzt bilden mobile Kassen, Kellnerrufsystem und Hauptkasse komplexe Kassensysteme, das nicht einmal besonders auffällig den Gastraum dominiert. Denn die Geräte einer mobilen Kasse sind nicht wesentlich größer als Handys und finden in Gürteltaschen der Kellner Platz. Hierüber kann ebenso gut der Kellnerruf signalisiert werden, wie auch kein Pager, der am Gürtel befestigt werden kann. Die Haupt - Kasse hinter der Theke muss ebenfalls nicht mehr die massig große Registrierkasse sein, wie sie noch in vielen Bereichen des Einzelhandels eingesetzt wird. Neueste Kassen, die netzwerkfähig in Kassensysteme eingebunden werden und so eine Allianz mit mobilen Kassen und Kellnerrufsystemen bilden können, sind viel kleiner und doch erheblich leistungsfähiger. So ist die Tastatur meist minimiert, weil viele Vorgänge über den Bildschirm zu erfassen sind. Außerdem kann über Kassensysteme auch die Arbeitszeiterfassung erfolgen, was wiederum die Anschaffung zusätzlicher Erfassungssysteme erübrigt. Das Bestellwesen, was in der Gastronomie ja sehr wichtig ist, kann ebenfalls über Kassensysteme erfolgen, wie auch die Warenhaltung von der Bestellung bis hin zum Menüverkauf über die Kassensoftware der gastronomischen Kassensysteme dokumentiert werden kann.
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mobile Kassen im Restaurant
In Restaurants werden immer häufiger Kassen eingesetzt, die durch ihre Mobilität erhebliche Zeiten einsparen. Mit einer mobilen Kasse wird die Bestellung nicht wie gewohnt mit Block und Stift aufgenommen, sondern mit einem Mobilteil der im Restaurant genutzten Kasse. Mit einer Funkübertragung werden die Bestellungen dann an einem Bondrucker an der Zapfanlage und in der Küche ausgedruckt. Das hat den doppelten Vorteil, dass einerseits den Servicekräften Wege und den Gästen Wartezeiten eingespart werden. Zum anderen ist der Vorteil, dass die Bons gut leserlich sind, was man von handschriftlichen Notizen nicht immer behaupten kann. Jedenfalls werden Missverständnisse und daraus resultierende Fehlbestellungen vermieden. Eine mobile Kasse ist also ein durchaus kostensparender Faktor bei der Einrichtung eines Restaurants. Mobile Kassen können natürlich noch zusätzlich von Kellnerrufsystemen unterstützt werden. Neben weiterer Zeitersparnis wird mit einem Kellnerrufsystem zusätzlich Diskretion gewährleistet. Kassensysteme in der Gastronomie können aber so viel mehr, als nur mit mobiler Kasse Bestellungen aufzunehmen, die Mitarbeiter mit dem Kellnerruf über Gästewünsche informieren und Umsätze aufzurechnen. Im Back-Office-Bereich kann über die Kassensoftware der im Restaurant genutzten Kasse beispielsweise die Buchhaltung erledigt werden. Ein weiterer Trend bei Kassen und Kassensystemen in der Gastronomie geht dahin, dass immer häufiger auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter über die Kasse erfasst werden. Außerdem ist ein Kassen-Trend in Richtung Netzwerkkassen im Kassensystem zu erkennen. Mit einer netzwerkfähigen Registrierkasse können bei Events und Sonderveranstaltungen in der Gastronomie anfallende Eintrittsgelder kassiert oder Getränke an einer Sondertheke verkauft werden. Ein Kassensystem im Restaurant ist eine Weiterentwicklung aus der Kassen-Branche, die insbesondere in Restaurants Einzug gehalten und Registrierkassen weitestgehend aus der Gastronomie verdrängt hat. Allerdings wird man auch im Einzelhandel mehr und mehr beobachten können, dass herkömmliche Registrierkassen immer mehr verdrängt werden und stattdessen von Kassen in einem Kassensystem oder auch von Netzwerkkassen ersetzt werden. Die technische Entwicklung sowie die rechtlichen Fortschritte tragen natürlich dazu bei.
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Beschreibung von Kassensystemen
Überall dort, wo Bargeldgeschäfte stattfinden, sind Kassen sinnvoll und wichtig. Für die Anwendung von Kassensystemen, Registrierkassen und Netzwerkkassen gibt es die verschiedensten Lösungen. Die Registrierkassen, wie sie in den 1980′er und 1990′er Jahren die modernsten Geräte waren, muten inzwischen doch eher klassisch an und werden auch in den nächsten Jahren ganz vom Markt verschwinden. Sicher ist eine solche Registrierkasse nach wie vor für kleinere Geschäfte wie z.B. einen Kiosk oder eine Eisdiele geeignet, denn die gesetzlichen Anforderungen werden von Registrierkassen durchaus erfüllt. Da Kassensysteme und Netzwerkkassen mit immer leistungsfähigerer Kassensoftware aber immer mehr den Markt erobern und in allen Betrieben durch vielerlei Arbeitserleichterungen immense Kosten einsparen helfen, wird eine Registrierkasse in näherer Zukunft nicht mehr zum gewohnten Bild in verschiedenen Geschäften gehören. Da ein modernes Kassensystem auch in kleinsten Geschäften viele Arbeitsschritte erleichtern kann, wird der Trend eindeutig auch hier in Richtung Kassensysteme und Netzwerkkassen gehen. In Handelsbetrieben, wo mehr als nur eine Kasse genutzt wird, ist ohnehin schon heute in aller Regel ein modernes Kassensystem im Einsatz, welches durchaus auch mit der einen oder anderen Netzwerkkasse ausgerüstet sein kann. Im Lebensmitteleinzelhandel sind häufig Waagen am Platz der POS-Kasse im stationären Scanner integriert. Hier werden lose Waren aus der Obst- und Gemüsetheke abgewogen und über eine Artikelnummer aus der Kassensoftware mit dem Grundpreis und dem zu zahlenden Preis ausgezeichnet. Waagen an der Fleischtheke eines Supermarktes sind untereinander vernetzt. So kann ein Bedienvorgang an einer Waage begonnen und an einer anderen Waage beendet werden. Von den Waagen werden Bons ausgedruckt, wo Artikel, Menge und Preis notiert sind und zusätzlich in einem Barcode verschlüsselt dargestellt werden. Diese Barcodes werden dann wiederum vom Scanner an der Kasse entschlüsselt und dem Verkaufsvorgang zugeordnet. Auch können Netzwerkkassen angeschlossene Nebengeräte wie Schankanlagen in der Gastronomie oder Bondrucker in der Gastronomieküche gemeinsam nutzen. Die in der Kassensoftware ankommenden Bestelldaten werden der Reihe nach verarbeitet und nacheinander an der betreffenden Station (Zapfanlage oder Küche) über besagten Bondrucker ausgegeben. Mobile Kassen sind in der Gastronomie ebenfalls äußerst hilfreich, das sie die Bestellungen per Funk an die Kassensoftware und an Küche oder Schankanlage übertragen. Das spart den Servicekräften so manchen Weg und viel Zeit, die zur Gästebetreuung und -beratung genutzt werden kann. Ein Kassensystem aus Netzwerkkassen kann im Einzelhandel mehrere Filialen eines Unternehmens miteinander verbinden und hier auch Datenaustausch ermöglichen. Somit wäre es möglich, dass sich einige Geschäfte mit Waren gegenseitig aushelfen können, nachdem sie über die Kassensoftware kommunizieren konnten und die gegenseitige Hilfe verabredet haben. Eine weitere Verbindung zur Unternehmenszentrale erlaubt es, wichtige Daten zur zeitnahen Verbuchung an die Buchhaltung zu übermitteln. Neben den hier beschriebenen Kassensystemen haben natürlich auch noch die guten alten Registrierkassen ihre Daseinsberechtigung. Jeder Betrieb muss seine eigenen Anforderungen definieren und kann damit eine geeignete Kasse für das Unternehmen anschaffen.
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buchhalterische Aufgaben der Kasse
Eine Kassenbuchführung ist überall dort zu führen, wo Geldgeschäfte getätigt werden. Also beispielsweise in der Gastronomie, in Hotelbetrieben und im Einzelhandel. Das Kassenbuch erfasst buchhalterisch alle Geschäftsvofälle, die mit Bargeld bezahlt wurden. Der Saldo nennt den aktuellen Bargeldbetrag, der sich zum Buchungszeitpunkt in der Kasse des Unternehmens befindet. Auch sind hier die Buchungsbelege zu archivieren. Ein Buchungsbeleg ist beispielsweise eine Quittung für Barentnahmen aus der Kasse und auch die Bonrolle, die zur Tagesabrechnung der Umsätze von der Kassensoftware aufsummiert wurde. Buchhalterisch ist das Kassenbuch ein Aktivposten des Umlaufvermögens in der Geschäftsbilanz. Kassen-Bücher dokumentieren zu jedem Geschäftsvorfall folgende Informationen: das Datum, die Belegnummer, den Buchungstext, den Steuersatz, den Steuerbetrag, Einnahmen in die und Ausgaben aus der Kasse in Form von Betrag und Währung, die Umsatz- bzw. Vorsteuerbeträge, sowie den Kassenbestand. Die Bonrolle als Beleg für die Abrechnung der täglichen Umsätze wird von einer Registrierkasse ebenso korrekt erstellt wie von der Kassensoftware moderner Kassensysteme. Auch Mobile Kassen und Netzwerkkassen sind so mit Kassensoftware ausgerüstet, dass auch hier korrekte Belege zur Kassenabrechnung erstellt werden. Neben der Erstellung dieser Belege ist die Hauptaufgabe einer jeden Kasse natürlich das registrieren und kassieren von Verkäufen. Aber es gibt durchaus gerätemäßig Unterschiede, als auch in der Ausstattung mit Kassensoftware. Registrierkassen, wie es sie vor zwanzig Jahren schon gab, dürfte jeder von uns kennen. Kassensysteme haben schon ganz anders aussehende Endgeräte, häufig mit einem TouchScreen-Bildschirm zum Aufrufen von Artikeldaten und zur Eingabe von Mengen und Einzelpreisen, soweit letztere nicht ohnehin schon zusammen mit den Warenbezeichnungen in Kassensoftware hinterlegt sind. Selbst in Bäckereien, hier meist in Unternehmen mit mehreren Filialen, ist schon das eine oder andere Kassensystem in Gebrauch, welches über Netzwerkleitungen mit der Betriebsbuchhaltung verbunden ist. Hier können dann auch mit Hilfe der Kassensoftware Retourenerfassungen des Tages an die Backstube geschickt werden. Mit einer entsprechenden Bestellung für den nächsten Tag kann dann das Backteam entsprechend die Mengen planen, die die Filialen für den Verkauf benötigen. Kassensysteme mit höchster Leistungsfähigkeit dürften Supermärkte und Warenhäuser nutzen. Hier sind Zusatzfunktionen wie die Arbeitszeiterfassung und die Kontrolle von Warenbewegungen meist schon in der Kassensoftware voreingestellt. Aber auch in der Gastronomie und in Hotels werden leistungsstarke Kassen und Kassensoftware genutzt, die viele Arbeiten in so ziemlich allen Betriebsbereichen erleichtern und vereinfachen. In Gastronomiebetrieben mit Außenbereich oder weitläufigen Gasträumen sind auch sehr häufig mobile Kassen im Einsatz. In Kombination mit Kellnerrufsystemen kann eine mobile Kasse viele Wege ersparen und Missverständnisse vermeiden helfen. Denn kein Gast müsste wild winken und nach dem Kellner suchen. Der Kellner wiederum kann sich Wege sparen, womit er sonst hätte feststellen müssen ob ein Gast eine Bestellung aufgeben möchte.
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