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mobile Kassen im Restaurant
27. April 2009 | 
Autor: In Restaurants werden immer häufiger Kassen eingesetzt, die durch ihre Mobilität erhebliche Zeiten einsparen. Mit einer mobilen Kasse wird die Bestellung nicht wie gewohnt mit Block und Stift aufgenommen, sondern mit einem Mobilteil der im Restaurant genutzten Kasse. Mit einer Funkübertragung werden die Bestellungen dann an einem Bondrucker an der Zapfanlage und in der Küche ausgedruckt. Das hat den doppelten Vorteil, dass einerseits den Servicekräften Wege und den Gästen Wartezeiten eingespart werden. Zum anderen ist der Vorteil, dass die Bons gut leserlich sind, was man von handschriftlichen Notizen nicht immer behaupten kann. Jedenfalls werden Missverständnisse und daraus resultierende Fehlbestellungen vermieden. Eine mobile Kasse ist also ein durchaus kostensparender Faktor bei der Einrichtung eines Restaurants. Mobile Kassen können natürlich noch zusätzlich von Kellnerrufsystemen unterstützt werden. Neben weiterer Zeitersparnis wird mit einem Kellnerrufsystem zusätzlich Diskretion gewährleistet. Kassensysteme in der Gastronomie können aber so viel mehr, als nur mit mobiler Kasse Bestellungen aufzunehmen, die Mitarbeiter mit dem Kellnerruf über Gästewünsche informieren und Umsätze aufzurechnen. Im Back-Office-Bereich kann über die Kassensoftware der im Restaurant genutzten Kasse beispielsweise die Buchhaltung erledigt werden. Ein weiterer Trend bei Kassen und Kassensystemen in der Gastronomie geht dahin, dass immer häufiger auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter über die Kasse erfasst werden. Außerdem ist ein Kassen-Trend in Richtung Netzwerkkassen im Kassensystem zu erkennen. Mit einer netzwerkfähigen Registrierkasse können bei Events und Sonderveranstaltungen in der Gastronomie anfallende Eintrittsgelder kassiert oder Getränke an einer Sondertheke verkauft werden. Ein Kassensystem im Restaurant ist eine Weiterentwicklung aus der Kassen-Branche, die insbesondere in Restaurants Einzug gehalten und Registrierkassen weitestgehend aus der Gastronomie verdrängt hat. Allerdings wird man auch im Einzelhandel mehr und mehr beobachten können, dass herkömmliche Registrierkassen immer mehr verdrängt werden und stattdessen von Kassen in einem Kassensystem oder auch von Netzwerkkassen ersetzt werden. Die technische Entwicklung sowie die rechtlichen Fortschritte tragen natürlich dazu bei.
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Beschreibung von Kassensystemen
Überall dort, wo Bargeldgeschäfte stattfinden, sind Kassen sinnvoll und wichtig. Für die Anwendung von Kassensystemen, Registrierkassen und Netzwerkkassen gibt es die verschiedensten Lösungen. Die Registrierkassen, wie sie in den 1980′er und 1990′er Jahren die modernsten Geräte waren, muten inzwischen doch eher klassisch an und werden auch in den nächsten Jahren ganz vom Markt verschwinden. Sicher ist eine solche Registrierkasse nach wie vor für kleinere Geschäfte wie z.B. einen Kiosk oder eine Eisdiele geeignet, denn die gesetzlichen Anforderungen werden von Registrierkassen durchaus erfüllt. Da Kassensysteme und Netzwerkkassen mit immer leistungsfähigerer Kassensoftware aber immer mehr den Markt erobern und in allen Betrieben durch vielerlei Arbeitserleichterungen immense Kosten einsparen helfen, wird eine Registrierkasse in näherer Zukunft nicht mehr zum gewohnten Bild in verschiedenen Geschäften gehören. Da ein modernes Kassensystem auch in kleinsten Geschäften viele Arbeitsschritte erleichtern kann, wird der Trend eindeutig auch hier in Richtung Kassensysteme und Netzwerkkassen gehen. In Handelsbetrieben, wo mehr als nur eine Kasse genutzt wird, ist ohnehin schon heute in aller Regel ein modernes Kassensystem im Einsatz, welches durchaus auch mit der einen oder anderen Netzwerkkasse ausgerüstet sein kann. Im Lebensmitteleinzelhandel sind häufig Waagen am Platz der POS-Kasse im stationären Scanner integriert. Hier werden lose Waren aus der Obst- und Gemüsetheke abgewogen und über eine Artikelnummer aus der Kassensoftware mit dem Grundpreis und dem zu zahlenden Preis ausgezeichnet. Waagen an der Fleischtheke eines Supermarktes sind untereinander vernetzt. So kann ein Bedienvorgang an einer Waage begonnen und an einer anderen Waage beendet werden. Von den Waagen werden Bons ausgedruckt, wo Artikel, Menge und Preis notiert sind und zusätzlich in einem Barcode verschlüsselt dargestellt werden. Diese Barcodes werden dann wiederum vom Scanner an der Kasse entschlüsselt und dem Verkaufsvorgang zugeordnet. Auch können Netzwerkkassen angeschlossene Nebengeräte wie Schankanlagen in der Gastronomie oder Bondrucker in der Gastronomieküche gemeinsam nutzen. Die in der Kassensoftware ankommenden Bestelldaten werden der Reihe nach verarbeitet und nacheinander an der betreffenden Station (Zapfanlage oder Küche) über besagten Bondrucker ausgegeben. Mobile Kassen sind in der Gastronomie ebenfalls äußerst hilfreich, das sie die Bestellungen per Funk an die Kassensoftware und an Küche oder Schankanlage übertragen. Das spart den Servicekräften so manchen Weg und viel Zeit, die zur Gästebetreuung und -beratung genutzt werden kann. Ein Kassensystem aus Netzwerkkassen kann im Einzelhandel mehrere Filialen eines Unternehmens miteinander verbinden und hier auch Datenaustausch ermöglichen. Somit wäre es möglich, dass sich einige Geschäfte mit Waren gegenseitig aushelfen können, nachdem sie über die Kassensoftware kommunizieren konnten und die gegenseitige Hilfe verabredet haben. Eine weitere Verbindung zur Unternehmenszentrale erlaubt es, wichtige Daten zur zeitnahen Verbuchung an die Buchhaltung zu übermitteln. Neben den hier beschriebenen Kassensystemen haben natürlich auch noch die guten alten Registrierkassen ihre Daseinsberechtigung. Jeder Betrieb muss seine eigenen Anforderungen definieren und kann damit eine geeignete Kasse für das Unternehmen anschaffen.
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buchhalterische Aufgaben der Kasse
Eine Kassenbuchführung ist überall dort zu führen, wo Geldgeschäfte getätigt werden. Also beispielsweise in der Gastronomie, in Hotelbetrieben und im Einzelhandel. Das Kassenbuch erfasst buchhalterisch alle Geschäftsvofälle, die mit Bargeld bezahlt wurden. Der Saldo nennt den aktuellen Bargeldbetrag, der sich zum Buchungszeitpunkt in der Kasse des Unternehmens befindet. Auch sind hier die Buchungsbelege zu archivieren. Ein Buchungsbeleg ist beispielsweise eine Quittung für Barentnahmen aus der Kasse und auch die Bonrolle, die zur Tagesabrechnung der Umsätze von der Kassensoftware aufsummiert wurde. Buchhalterisch ist das Kassenbuch ein Aktivposten des Umlaufvermögens in der Geschäftsbilanz. Kassen-Bücher dokumentieren zu jedem Geschäftsvorfall folgende Informationen: das Datum, die Belegnummer, den Buchungstext, den Steuersatz, den Steuerbetrag, Einnahmen in die und Ausgaben aus der Kasse in Form von Betrag und Währung, die Umsatz- bzw. Vorsteuerbeträge, sowie den Kassenbestand. Die Bonrolle als Beleg für die Abrechnung der täglichen Umsätze wird von einer Registrierkasse ebenso korrekt erstellt wie von der Kassensoftware moderner Kassensysteme. Auch Mobile Kassen und Netzwerkkassen sind so mit Kassensoftware ausgerüstet, dass auch hier korrekte Belege zur Kassenabrechnung erstellt werden. Neben der Erstellung dieser Belege ist die Hauptaufgabe einer jeden Kasse natürlich das registrieren und kassieren von Verkäufen. Aber es gibt durchaus gerätemäßig Unterschiede, als auch in der Ausstattung mit Kassensoftware. Registrierkassen, wie es sie vor zwanzig Jahren schon gab, dürfte jeder von uns kennen. Kassensysteme haben schon ganz anders aussehende Endgeräte, häufig mit einem TouchScreen-Bildschirm zum Aufrufen von Artikeldaten und zur Eingabe von Mengen und Einzelpreisen, soweit letztere nicht ohnehin schon zusammen mit den Warenbezeichnungen in Kassensoftware hinterlegt sind. Selbst in Bäckereien, hier meist in Unternehmen mit mehreren Filialen, ist schon das eine oder andere Kassensystem in Gebrauch, welches über Netzwerkleitungen mit der Betriebsbuchhaltung verbunden ist. Hier können dann auch mit Hilfe der Kassensoftware Retourenerfassungen des Tages an die Backstube geschickt werden. Mit einer entsprechenden Bestellung für den nächsten Tag kann dann das Backteam entsprechend die Mengen planen, die die Filialen für den Verkauf benötigen. Kassensysteme mit höchster Leistungsfähigkeit dürften Supermärkte und Warenhäuser nutzen. Hier sind Zusatzfunktionen wie die Arbeitszeiterfassung und die Kontrolle von Warenbewegungen meist schon in der Kassensoftware voreingestellt. Aber auch in der Gastronomie und in Hotels werden leistungsstarke Kassen und Kassensoftware genutzt, die viele Arbeiten in so ziemlich allen Betriebsbereichen erleichtern und vereinfachen. In Gastronomiebetrieben mit Außenbereich oder weitläufigen Gasträumen sind auch sehr häufig mobile Kassen im Einsatz. In Kombination mit Kellnerrufsystemen kann eine mobile Kasse viele Wege ersparen und Missverständnisse vermeiden helfen. Denn kein Gast müsste wild winken und nach dem Kellner suchen. Der Kellner wiederum kann sich Wege sparen, womit er sonst hätte feststellen müssen ob ein Gast eine Bestellung aufgeben möchte.
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mobile Kassen im Handel
Im Einzelhandel werden die verschiedensten Kassen genutzt. Er besteht aus vielen verschiedenen Betriebsarten und Branchen. Es gibt den Einzelunternehmer, der inhabergeführt ein eigenes Handelsgeschäft betreibt. Es ist relativ nebensächlich, welche Produkte und Waren er zum Kauf anbietet. Eine Kasse ist in jedem Fall sinnvoll. In kleinen Geschäften reicht sicherlich eine einfache Registrierkasse völlig aus, die die Beträge über eine Tastatur erfassen und über weitere Tasten den jeweiligen Betrag einer Warengruppe zuordnen kann. Da in kleinen und Kleinstgeschäften der Kundenandrang und der Umsatz überschaubar sind, kann die Buchhaltung auch manuell oder über eine einfache PC-Anwendung erfolgen. Somit sind Registrierkassen, die Belege mit allen nötigen Informationen erstellen und die Verkäufe ergebnissicher aufsummieren, einem Kassensystem sicher überlegen. Denn Kassensysteme oder gar Netzwerkkassen sind in kleinen Geschäften mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit maßlos unterfordert und somit eine Fehlinvestition. Eine Registrierkasse erfüllt in kleinen Läden genau die Ansprüche: das Registrieren und Aufsummieren der Umsätze sowie das Erstellen von Belegen für die Kunden und die Buchhaltung. Ein Kassensystem ist im Handel gut geeignet, wenn ein Unternehmen mehrere Filialen betreibt oder wenn es sich um einen bundesweit tätiges Filialunternehmen handelt. Die leistungsstarke Kassensoftware eines Kassensystems oder auch von Netzwerkkassen können alle Bereiche des Unternehmens unterstützen. Von Seiten der Buchhaltung kann online auf die Tagesabrechnung jeder Filiale zugegriffen werden, ebenso können die Retourenerfassung und andere Rücksendungen zeitnah verbucht werden. Auch kann online in die Kassensoftware jeder Filiale eine Preisänderung übermittelt werden. Mobile Kassen sind auch im Handel nicht unüblich. Denn die mobilen Geräte können die Inventur sowie die laufenden Bestellvorgänge unterstützen. Mit dem mobilen Gerät des Kassensystems können die an den Warenregalen angebrachten Barcodes eingescannt werden und über ein Tastenfeld wird die noch vorhandene Ware eingegeben. Durch Auslesen kann die Kassensoftware dann die gesamten Warenbestände ermitteln und einen Bestellvorschlag erarbeiten. Auch kann mit einer mobilen Kasse im Handel die Bestellung so erfasst werden, dass die Artikel über die Barcodes eingescannt werden, die bestellt werden sollen. Die Kassensoftware kann entsprechend programmiert werden. Ob aber nun Registrierkasse oder Kassensystem oder Netzwerkkasse: Die Größe des Ladens, das Umsatzvolumen und die Anzahl der Kunden sind entscheidend, welches Gerät als Kasse für welchen Betrieb am besten geeignet ist. In welcher Branche sich die meisten Kunden tummeln, kann sich täglich ändern. Aber ein Laden bleibt so groß oder so klein wie er ist. Da kann es dann schon mal passieren, dass sich wenige Kunden in den Weiten eines Geschäfts verlieren oder auch mal bis nach draußen Schlange stehen müssen. Apropos Schlange stehen: das gibt es immer wieder sonntags bei einer Bäckerei / Konditorei in meinem Wohnort. Die Kuchen, Torten, Brote und Brötchen sind so phänomenal lecker, dass sogar Stammkunden aus Nachbarorten regelmäßig herkommen.
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Kassensysteme im Lebensmittelhandel
Einige Kassenhersteller bieten neben Kassensystemen auch PC-Systemmodule für die Finanzbuchhaltung, die Kostenrechnung, die Logistik, das Projektmanagement und das Job-Costing. Pro System können bis zu über 250 Benutzer arbeiten. Gleichzeitig können an manchen Systemen bis zu 10 Anwender tätig sein. Das hat in großen Filialen so mancher Supermarktkette natürlich den Vorteil, dass bei gro0em Kundenandrang mehrere Kassen -plätze gleichzeitig besetzt sein können. Der Barcode, auch als Strichcode bekannt, ist an den im Supermarkt angebotenen Waren angebracht. Dieser Barcode wird vom Scanner eines Kassensystems erkannt und in der Kassensoftware in Daten umgewandelt, die auf dem Kundenbeleg erscheinen. In der Datenbank der Kassensoftware werden die mit dem Barcode erkannten Daten ebenfalls gespeichert. Hiermit kann am Tagesende der POS-Kassenplatz abgerechnet werden. In der Abrechnung einer Kasse tauchen folgende Daten auf: Name des Geschäfts, USt-Ident-Nr., Anzahl der Verkaufsabrechnungen, jeweils einzelne Anzahl verkaufter Waren, deren Einzelpreis, die Summierung jedes Verkaufsvorgangs sowie die Gesamtsummierung und auch die Gesamtsteuersumme. Ein Barcode ist im Grunde eine verschlüsselte einfache Datenstruktur, die vom Lesegerät, dem Scanner, entschlüsselt wird. Die Tastaturbelegung bedeutet einerseits die Kodierung jeder einzelnen Taste und auch deren Lage und Anzahl auf der Tastatur einer Registrierkasse und auch eines Kassensystems. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, spezielle Tasten für festgelegte Funktionen oder Warenbelegungen bei einer Kasse. So können Warengruppen festgelegt werden, oder auch häufig verkaufte Waren mit einer Taste auf der Registrierkasse verknüpft werden. Es muss prinzipiell aber zwischen der physischen Belegung einer Taste und einer variablen Tastaturbelegung, die über Kassensoftware anpassbar ist, unterschieden werden. Im Lebensmittelbereich sind auch (oder gerade?) Discounter mit modernen Kassensystemen ausgestattet. Da einige Discounter nicht nur in Deutschland sondern auch europaweit Filialen unterhalten, ist das besonders vorteilhaft. Denn mit der Kassensoftware können nicht nur einzelne oder alle Filialen untereinander verglichen werden. Mit den genutzten Kassensystemen können auch die Umsätze in den verschiedenen Ländern verglichen werden. Ein Kassensystem ist also für Filialbetriebe ideal. Kleine Betriebe der Lebensmittelbranche wie beispielsweise der Bäcker um die Ecke als Einzelunternehmer sind mit einer Registrierkasse sicher ausreichend ausgerüstet. Eine Kasse ist so oder so nötig, Registrierkassen sind für Kleinunternehmer besser geeignet als Kassensysteme oder Netzwerkkassen, wie sie in Warenhäusern und Supermärkten eingesetzt werden. Die sind für kleine Betriebe nämlich in aller Regel zu groß in der Ausstattung. Kassenhersteller bieten für jede Betriebsgröße eine passende Kasse an. Dass Kassen in Betrieb zu nehmen sind, sobald Bargeschäfte getätigt werden, hat sich sicher schon herumgesprochen. Und in persönlichen Gesprächen kann der Hersteller dem Interessenten kompetente Auskünfte geben, welche Kasse für den Betrieb geeignet ist. Kassen, Registrierkassen, Kassensysteme und auch Netzwerkkassen können individuell für jeden Betrieb mit Kassensoftware ausgestattet werden und ebenso individuell platziert werden. Damit ist auch ein effektives Arbeiten mit den Geräten möglich.
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