Artikel-Schlagworte: „Kassensystem“
im Handel ist eine Kasse unverzichtbar
6. Mai 2009 | 
Autor: Der Handel ist ein Gewerbe, der die verschiedensten Waren zum Verkauf bereit hält und die Umsätze täglich über eine Kasse mit einer Abrechnung darstellt. Im Handel gibt es mindestens 220 Branchen, die ihrerseits umfangreiche Warenangebote zur Verfügung stellen. Alle recherchierten Einzelhandelsbranchen aufzuzählen, würde an dieser Stelle sicher den Rahmen sprengen. Eine besonders wichtige Branche des Einzelhandels ist sicherlich der Bereich Lebensmittel, so wie auch die Getränkebranche. Denn ohne essen und trinken geht gar nichts. Supermarktketten sind im Bereich Lebensmittel die Marktführer, was den Bereich Vollversorger betrifft. Dabei werden hier alle Grundnahrungsmittel angeboten und natürlich auch mit jedem Verkaufsvorgang in der genutzten Kasse gebucht. Jeder Supermarkt nutzt eine moderne Kasse in einem Kassensystem, wo in der Kassensoftware alle zum Verkauf angebotenen Waren in einer Artikel- und Preisliste hinterlegt sind. Bei Warenlieferungen werden die Waren, meist mit einem mobilen Scanner, als Wareneingang erfasst und als solches auch in der Software der Kasse hinterlegt. Wenn dann die Artikel an der POS-Kasse über den dortigen stationären Scanner erfasst und als Verkauf erkannt werden, wir dies als Warenausgang in der Warenliste gegengebucht. Durch diese Warenflusskontrolle über eine leistungsfähige Kasse ist ein immer aktueller Sollbestand aller Waren verfügbar, der natürlich auch mit dem tatsächlichen Warenbestand im Geschäft übereinstimmen sollte. In jedem Fall kann mit der Warenkontrolle über die genutzte Kasse in jedem Supermarkt die regelmäßige Inventur unterstützt werden. Die Kunden im Supermarkt erfahren eigentlich nicht viel über die jeweils genutzte Kasse. Natürlich ist offensichtlich, dass mit einem (meist) stationären Scanner die Barcodes an den Waren eingelesen und mit Daten aus der Kassensoftware abgeglichen, aufgerufen und dem jeweiligen Verkaufsvorgang zugeordnet werden. Den Kunden bleibt aber in aller Regel verborgen, dass über eine leistungsfähige Kasse im Supermarkt neben der Warenflusskontrolle auch die Arbeitszeiterfassung aller Mitarbeiter erfolgen kann. Dass die Leergutautomaten in vielen Supermärkten ebenso mit der genutzten Kasse in Zusammenhang stehen, wie auch die Waagen in der Fleischwarenabteilung, können die Kunden noch nachvollziehen. Denn die Bons werden nicht nur schriftliche mit den jeweiligen Daten von Gutschrift und Fleischkauf beschriftet, sondern auch mit einem Barcode versehen, der wiederum vom Scanner der Kasse erkannt wird und die hier hinterlegten Daten dem Verkaufsvorgang als Einkauf oder als Gutschrift zuordnet. Ebenso verhält es sich mit den Bons aus den Waagen in der Obst- und Gemüseabteilung, sofern nicht hierfür eine Waage an der POS-Kasse installiert ist und mit Hilfe der Artikelnummer die Mengen- und Preisdaten dem Verkauf zugeteilt werden. Im Hintergrund kann jede moderne Kasse auch der Betriebsverwaltung zuarbeiten. Wie schon erwähnt sind die Warenflusskontrolle und die Arbeitszeiterfassung kein Problem für eine gute Kasse. Aber auch die täglichen Umsätze, von jedem einzelnen Artikel bis zur Vollständigen Tagesabrechnung, können die Daten aus der Kasse an die Buchhaltung übermittelt werden. Noch weitere Möglichkeiten, womit eine moderne Kasse einen Betrieb unterstützen kann würden an dieser Stelle den Rahmen sprengen.
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mobile Kassen im Restaurant
In Restaurants werden immer häufiger Kassen eingesetzt, die durch ihre Mobilität erhebliche Zeiten einsparen. Mit einer mobilen Kasse wird die Bestellung nicht wie gewohnt mit Block und Stift aufgenommen, sondern mit einem Mobilteil der im Restaurant genutzten Kasse. Mit einer Funkübertragung werden die Bestellungen dann an einem Bondrucker an der Zapfanlage und in der Küche ausgedruckt. Das hat den doppelten Vorteil, dass einerseits den Servicekräften Wege und den Gästen Wartezeiten eingespart werden. Zum anderen ist der Vorteil, dass die Bons gut leserlich sind, was man von handschriftlichen Notizen nicht immer behaupten kann. Jedenfalls werden Missverständnisse und daraus resultierende Fehlbestellungen vermieden. Eine mobile Kasse ist also ein durchaus kostensparender Faktor bei der Einrichtung eines Restaurants. Mobile Kassen können natürlich noch zusätzlich von Kellnerrufsystemen unterstützt werden. Neben weiterer Zeitersparnis wird mit einem Kellnerrufsystem zusätzlich Diskretion gewährleistet. Kassensysteme in der Gastronomie können aber so viel mehr, als nur mit mobiler Kasse Bestellungen aufzunehmen, die Mitarbeiter mit dem Kellnerruf über Gästewünsche informieren und Umsätze aufzurechnen. Im Back-Office-Bereich kann über die Kassensoftware der im Restaurant genutzten Kasse beispielsweise die Buchhaltung erledigt werden. Ein weiterer Trend bei Kassen und Kassensystemen in der Gastronomie geht dahin, dass immer häufiger auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter über die Kasse erfasst werden. Außerdem ist ein Kassen-Trend in Richtung Netzwerkkassen im Kassensystem zu erkennen. Mit einer netzwerkfähigen Registrierkasse können bei Events und Sonderveranstaltungen in der Gastronomie anfallende Eintrittsgelder kassiert oder Getränke an einer Sondertheke verkauft werden. Ein Kassensystem im Restaurant ist eine Weiterentwicklung aus der Kassen-Branche, die insbesondere in Restaurants Einzug gehalten und Registrierkassen weitestgehend aus der Gastronomie verdrängt hat. Allerdings wird man auch im Einzelhandel mehr und mehr beobachten können, dass herkömmliche Registrierkassen immer mehr verdrängt werden und stattdessen von Kassen in einem Kassensystem oder auch von Netzwerkkassen ersetzt werden. Die technische Entwicklung sowie die rechtlichen Fortschritte tragen natürlich dazu bei.
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Beschreibung von Kassensystemen
Überall dort, wo Bargeldgeschäfte stattfinden, sind Kassen sinnvoll und wichtig. Für die Anwendung von Kassensystemen, Registrierkassen und Netzwerkkassen gibt es die verschiedensten Lösungen. Die Registrierkassen, wie sie in den 1980′er und 1990′er Jahren die modernsten Geräte waren, muten inzwischen doch eher klassisch an und werden auch in den nächsten Jahren ganz vom Markt verschwinden. Sicher ist eine solche Registrierkasse nach wie vor für kleinere Geschäfte wie z.B. einen Kiosk oder eine Eisdiele geeignet, denn die gesetzlichen Anforderungen werden von Registrierkassen durchaus erfüllt. Da Kassensysteme und Netzwerkkassen mit immer leistungsfähigerer Kassensoftware aber immer mehr den Markt erobern und in allen Betrieben durch vielerlei Arbeitserleichterungen immense Kosten einsparen helfen, wird eine Registrierkasse in näherer Zukunft nicht mehr zum gewohnten Bild in verschiedenen Geschäften gehören. Da ein modernes Kassensystem auch in kleinsten Geschäften viele Arbeitsschritte erleichtern kann, wird der Trend eindeutig auch hier in Richtung Kassensysteme und Netzwerkkassen gehen. In Handelsbetrieben, wo mehr als nur eine Kasse genutzt wird, ist ohnehin schon heute in aller Regel ein modernes Kassensystem im Einsatz, welches durchaus auch mit der einen oder anderen Netzwerkkasse ausgerüstet sein kann. Im Lebensmitteleinzelhandel sind häufig Waagen am Platz der POS-Kasse im stationären Scanner integriert. Hier werden lose Waren aus der Obst- und Gemüsetheke abgewogen und über eine Artikelnummer aus der Kassensoftware mit dem Grundpreis und dem zu zahlenden Preis ausgezeichnet. Waagen an der Fleischtheke eines Supermarktes sind untereinander vernetzt. So kann ein Bedienvorgang an einer Waage begonnen und an einer anderen Waage beendet werden. Von den Waagen werden Bons ausgedruckt, wo Artikel, Menge und Preis notiert sind und zusätzlich in einem Barcode verschlüsselt dargestellt werden. Diese Barcodes werden dann wiederum vom Scanner an der Kasse entschlüsselt und dem Verkaufsvorgang zugeordnet. Auch können Netzwerkkassen angeschlossene Nebengeräte wie Schankanlagen in der Gastronomie oder Bondrucker in der Gastronomieküche gemeinsam nutzen. Die in der Kassensoftware ankommenden Bestelldaten werden der Reihe nach verarbeitet und nacheinander an der betreffenden Station (Zapfanlage oder Küche) über besagten Bondrucker ausgegeben. Mobile Kassen sind in der Gastronomie ebenfalls äußerst hilfreich, das sie die Bestellungen per Funk an die Kassensoftware und an Küche oder Schankanlage übertragen. Das spart den Servicekräften so manchen Weg und viel Zeit, die zur Gästebetreuung und -beratung genutzt werden kann. Ein Kassensystem aus Netzwerkkassen kann im Einzelhandel mehrere Filialen eines Unternehmens miteinander verbinden und hier auch Datenaustausch ermöglichen. Somit wäre es möglich, dass sich einige Geschäfte mit Waren gegenseitig aushelfen können, nachdem sie über die Kassensoftware kommunizieren konnten und die gegenseitige Hilfe verabredet haben. Eine weitere Verbindung zur Unternehmenszentrale erlaubt es, wichtige Daten zur zeitnahen Verbuchung an die Buchhaltung zu übermitteln. Neben den hier beschriebenen Kassensystemen haben natürlich auch noch die guten alten Registrierkassen ihre Daseinsberechtigung. Jeder Betrieb muss seine eigenen Anforderungen definieren und kann damit eine geeignete Kasse für das Unternehmen anschaffen.
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buchhalterische Aufgaben der Kasse
Eine Kassenbuchführung ist überall dort zu führen, wo Geldgeschäfte getätigt werden. Also beispielsweise in der Gastronomie, in Hotelbetrieben und im Einzelhandel. Das Kassenbuch erfasst buchhalterisch alle Geschäftsvofälle, die mit Bargeld bezahlt wurden. Der Saldo nennt den aktuellen Bargeldbetrag, der sich zum Buchungszeitpunkt in der Kasse des Unternehmens befindet. Auch sind hier die Buchungsbelege zu archivieren. Ein Buchungsbeleg ist beispielsweise eine Quittung für Barentnahmen aus der Kasse und auch die Bonrolle, die zur Tagesabrechnung der Umsätze von der Kassensoftware aufsummiert wurde. Buchhalterisch ist das Kassenbuch ein Aktivposten des Umlaufvermögens in der Geschäftsbilanz. Kassen-Bücher dokumentieren zu jedem Geschäftsvorfall folgende Informationen: das Datum, die Belegnummer, den Buchungstext, den Steuersatz, den Steuerbetrag, Einnahmen in die und Ausgaben aus der Kasse in Form von Betrag und Währung, die Umsatz- bzw. Vorsteuerbeträge, sowie den Kassenbestand. Die Bonrolle als Beleg für die Abrechnung der täglichen Umsätze wird von einer Registrierkasse ebenso korrekt erstellt wie von der Kassensoftware moderner Kassensysteme. Auch Mobile Kassen und Netzwerkkassen sind so mit Kassensoftware ausgerüstet, dass auch hier korrekte Belege zur Kassenabrechnung erstellt werden. Neben der Erstellung dieser Belege ist die Hauptaufgabe einer jeden Kasse natürlich das registrieren und kassieren von Verkäufen. Aber es gibt durchaus gerätemäßig Unterschiede, als auch in der Ausstattung mit Kassensoftware. Registrierkassen, wie es sie vor zwanzig Jahren schon gab, dürfte jeder von uns kennen. Kassensysteme haben schon ganz anders aussehende Endgeräte, häufig mit einem TouchScreen-Bildschirm zum Aufrufen von Artikeldaten und zur Eingabe von Mengen und Einzelpreisen, soweit letztere nicht ohnehin schon zusammen mit den Warenbezeichnungen in Kassensoftware hinterlegt sind. Selbst in Bäckereien, hier meist in Unternehmen mit mehreren Filialen, ist schon das eine oder andere Kassensystem in Gebrauch, welches über Netzwerkleitungen mit der Betriebsbuchhaltung verbunden ist. Hier können dann auch mit Hilfe der Kassensoftware Retourenerfassungen des Tages an die Backstube geschickt werden. Mit einer entsprechenden Bestellung für den nächsten Tag kann dann das Backteam entsprechend die Mengen planen, die die Filialen für den Verkauf benötigen. Kassensysteme mit höchster Leistungsfähigkeit dürften Supermärkte und Warenhäuser nutzen. Hier sind Zusatzfunktionen wie die Arbeitszeiterfassung und die Kontrolle von Warenbewegungen meist schon in der Kassensoftware voreingestellt. Aber auch in der Gastronomie und in Hotels werden leistungsstarke Kassen und Kassensoftware genutzt, die viele Arbeiten in so ziemlich allen Betriebsbereichen erleichtern und vereinfachen. In Gastronomiebetrieben mit Außenbereich oder weitläufigen Gasträumen sind auch sehr häufig mobile Kassen im Einsatz. In Kombination mit Kellnerrufsystemen kann eine mobile Kasse viele Wege ersparen und Missverständnisse vermeiden helfen. Denn kein Gast müsste wild winken und nach dem Kellner suchen. Der Kellner wiederum kann sich Wege sparen, womit er sonst hätte feststellen müssen ob ein Gast eine Bestellung aufgeben möchte.
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mobile Kassen im Handel
Im Einzelhandel werden die verschiedensten Kassen genutzt. Er besteht aus vielen verschiedenen Betriebsarten und Branchen. Es gibt den Einzelunternehmer, der inhabergeführt ein eigenes Handelsgeschäft betreibt. Es ist relativ nebensächlich, welche Produkte und Waren er zum Kauf anbietet. Eine Kasse ist in jedem Fall sinnvoll. In kleinen Geschäften reicht sicherlich eine einfache Registrierkasse völlig aus, die die Beträge über eine Tastatur erfassen und über weitere Tasten den jeweiligen Betrag einer Warengruppe zuordnen kann. Da in kleinen und Kleinstgeschäften der Kundenandrang und der Umsatz überschaubar sind, kann die Buchhaltung auch manuell oder über eine einfache PC-Anwendung erfolgen. Somit sind Registrierkassen, die Belege mit allen nötigen Informationen erstellen und die Verkäufe ergebnissicher aufsummieren, einem Kassensystem sicher überlegen. Denn Kassensysteme oder gar Netzwerkkassen sind in kleinen Geschäften mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit maßlos unterfordert und somit eine Fehlinvestition. Eine Registrierkasse erfüllt in kleinen Läden genau die Ansprüche: das Registrieren und Aufsummieren der Umsätze sowie das Erstellen von Belegen für die Kunden und die Buchhaltung. Ein Kassensystem ist im Handel gut geeignet, wenn ein Unternehmen mehrere Filialen betreibt oder wenn es sich um einen bundesweit tätiges Filialunternehmen handelt. Die leistungsstarke Kassensoftware eines Kassensystems oder auch von Netzwerkkassen können alle Bereiche des Unternehmens unterstützen. Von Seiten der Buchhaltung kann online auf die Tagesabrechnung jeder Filiale zugegriffen werden, ebenso können die Retourenerfassung und andere Rücksendungen zeitnah verbucht werden. Auch kann online in die Kassensoftware jeder Filiale eine Preisänderung übermittelt werden. Mobile Kassen sind auch im Handel nicht unüblich. Denn die mobilen Geräte können die Inventur sowie die laufenden Bestellvorgänge unterstützen. Mit dem mobilen Gerät des Kassensystems können die an den Warenregalen angebrachten Barcodes eingescannt werden und über ein Tastenfeld wird die noch vorhandene Ware eingegeben. Durch Auslesen kann die Kassensoftware dann die gesamten Warenbestände ermitteln und einen Bestellvorschlag erarbeiten. Auch kann mit einer mobilen Kasse im Handel die Bestellung so erfasst werden, dass die Artikel über die Barcodes eingescannt werden, die bestellt werden sollen. Die Kassensoftware kann entsprechend programmiert werden. Ob aber nun Registrierkasse oder Kassensystem oder Netzwerkkasse: Die Größe des Ladens, das Umsatzvolumen und die Anzahl der Kunden sind entscheidend, welches Gerät als Kasse für welchen Betrieb am besten geeignet ist. In welcher Branche sich die meisten Kunden tummeln, kann sich täglich ändern. Aber ein Laden bleibt so groß oder so klein wie er ist. Da kann es dann schon mal passieren, dass sich wenige Kunden in den Weiten eines Geschäfts verlieren oder auch mal bis nach draußen Schlange stehen müssen. Apropos Schlange stehen: das gibt es immer wieder sonntags bei einer Bäckerei / Konditorei in meinem Wohnort. Die Kuchen, Torten, Brote und Brötchen sind so phänomenal lecker, dass sogar Stammkunden aus Nachbarorten regelmäßig herkommen.
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